Amtliche Schreiben: Entwurf – Ausfertigung

Die ungeheure Masse der amtlichen Schreiben ist durch zwei Überlieferungsformen geprägt: Entwurf und Ausfertigung.
Die Ausfertigung, auch Reinschrift oder Original genannt, wurde, nachdem sie vom Zeichnungsberechtigten unterschrieben worden war, an den Empfänger gesandt und vom Empfänger in seine Registratur einverleibt. Beim Absender verblieb der Entwurf, der unbedingt aufbewahrt werden musste, weil man sonst kein Textzeugnis des versandten Schreibens mehr besessen hätte. Die beiden Überlieferungsformen sind grundsätzlich in verschiedenen Registraturen aufbewahrt, oft auch in unterschiedlichen Archiven. In ihrem Äußeren unterscheiden sie sich erheblich.

Erläuterung: Der Entwurf der Regierung des Isarkreises, Kammer des Innern, ist zweispaltig geschrieben. Die etwas breitere rechte Spalte ist für den Text des Schreibens bestimmt, die linke für Adresse, Betreff und Bearbeitungsvermerke. Das Datum rechts oben lautete zunächst „Juny 1826“; Juny wurde gestrichen und „1 Aug(ust)“ darüber gesetzt. Darunter steht die Anrede, jedoch in radikal verkürzter Form „A.K.“. Wieder darunter folgt nun der Text des Schreibens, den der zuständige Referent, Regierungsrat von Aichberger, verfasst und im Entwurf unterschrieben hat. In der linken Spalte finden sich ganz oben eine Nummer des Schreibens, darunter die Adresse „Zum k. Staatsministerium des Innern“, wieder darunter der Betreff „das ehemalige Kloster der Elisabethinerinnen betr.“. Auf Höhe des Wortes „Stadtmagistrates“ ist der von zwei Punkten begleitete Beilagenstrich angebracht als Hinweis auf ein beiliegendes weiteres Schreiben. In einer ovalen Umrahmung reicht ein weiterer Vermerk in den Beilagenstrich hinein, von dem nur das Datum 3/8. eindeutig zu lesen ist. Darunter findet sich der Vermerk „del. 4/8“. Deliert bedeutet im Auslaufjournal ausgetragen. Wieder darunter steht der Vermerk „prot. sess. 1/8 no. 2“ ….“ Prot(ocollum) sess(ionis) verweist auf ein Sitzungsprotokoll Nr. 2 vom 1. August. Rechts daneben steht der Vermerk „ex(pediatur) Widder“. Mit diesem knappen Hinweis gab der Präsident der Regierung des Isarkreises seine Zustimmung zur Ausfertigung des ihm im Entwurf vorgelegten Schreibens. Die Bedeutung des Vermerkes ganz unten links ist unklar.

Transkription:

A.K.

„Infolge allerhöchsten Auftrages vom 26. v(origen) M(onats) (No. 8537) rubricirten Betreffes legen wir hiemit die Erklärung des hiesigen Stadtmagistrates über die Verwendung des ehemaligen Klosters der Elisabethinerinnen und die Ausmittelung eines anderen Gebäudes in der Nähe des Krankenhauses für einen zum Krankendienst bestimmten weiblichen Ordens allerunterthänigst vor und geharren anbey in allertiefester Ehrfurcht“.

v. Aichberger

Die Ausfertigung weicht in einigen wenigen Kleinigkeiten ab: statt vorigen Monats steht „Juny“, No. in der Klammer entfällt, statt falsch Ordens heißt es nun richtig „Orden“, statt geharren „verharren“.

Erläuterung: Die Ausfertigung ist dominiert von der im Briefkopf platzierten und vorgedruckten Anrede „Allerdurchlauchtigster Großmächtigster König, Allergnädigster König und Herr!“ Erst darunter kommen der Absender „Kammer des Innern“ und „München, den 1. August 1826“, unter Kammer des Innern der Betreff „das ehemalige Kloster der Elisabethinerinnen betrd.“ Im Gegensatz zum Entwurf füllt in der Ausfertigung der Text des Schreibens die ganze Breite der Seite, jedoch so, dass der linke Rand genügend Raum für Vermerke lässt wie hier für den Beilagenstrich. Die Unterschrift beginnt mit einer Courtoisie: „Euerer Königlichen Majestät allerunterthänigst treugehorsamste Präsident, Direktor und Räthe der Regierung des Isarkreises Widder“ Mit angemessenem Abstand folgt die Unterschrift des Referenten: „Referent Regierungsrath von Aichberger“, ganz unten rechts der Kollationierungsvermerk: „coll. Miller“. Die Adresse findet sich ganz unten links: „Zum Koeniglichen Staatsministerium des Innern“. Unter dem Datum wurde beim Innenministerium der Einlaufvermerk eingetragen: „MdI pr. 2 Aug. 1826 No. 10487“, wieder darunter mit Bleistift „H mit F“, eine Anordnung, wer die Bearbeitung dieses Schreibens übernehmen soll. Die Bedeutung der darunter mit roter Tinte geschriebenen „No 4061. f.“ ist unklar.

Transkription:

„In Folge allerhöchsten Auftrages vom 26. Juny (8537) rubricirten Betreffes legen wir hiemit die Erklärung des hiesigen Stadtmagistrates über die Verwendung des ehemaligen Klosters der Elisabethinerinnen und die Ausmittlung eines anderen Gebäudes in der Nähe des Krankenhauses für einen zum Krankendienst bestimmten weiblichen Orden allerunterthänigst vor und verharren anbey in allertiefester Ehrfurcht“.