Benützung und Hilfsmittel
Die Benützung richtet sich nach der Benützungsordnung für die staatlichen Archive Bayerns vom 16. Januar 1990 (GVBl S. 6) in der jeweils gültigen Fassung, in der auch die Benützungsgebühren geregelt sind. Für nachweisbar wissenschaftliche, heimatkundliche, familiengeschichtliche und unterrichtliche Zwecke werden keine Gebühren erhoben. Beschränkungen in der Benützung können vor allem notwendig werden wegen des Erhaltungszustands der Archivalien oder falls schutzwürdige Belange Betroffener und Dritter entgegenstehen. Von der Benützung ausgenommen ist insbesondere Schriftgut vor Ablauf von 30 Jahren seit seiner Entstehung, ferner personenbezogenes Schriftgut vor Ablauf von 10 Jahren nach Tod oder 90 Jahren nach Geburt Betroffener sowie Schriftgut von besonderem Geheimhaltungscharakter vor Ablauf von 60 bzw. 80 Jahren seit Entstehung. Weitere Sonderregelungen bestehen für einzelne Sonderbestände und Deposita (Genehmigungsvorbehalte). Fristverkürzungen auf besonderen Antrag sind möglich. Die Benützung der Abteilung III Geheimes Hausarchiv unterliegt der Genehmigung des Chefs des Hauses Wittelsbach.
Den Benützern steht im Hauptgebäude an der Schönfeldstraße ein Lesesaal mit 40 Plätzen zur Verfügung. Die Abteilungen III und IV besitzen eigene Lesesäle.
Die Bestände sind durch Repertorien (Findbücher) von unterschiedlicher Ausführlichkeit und Intensität in Band- oder Karteiform erschlossen. Zu erwähnen sind besonders die Kartei über die in den bayerischen Staatsarchiven vorhandenen mittelalterlichen Urkunden bis 1400, in der rund 58.000 Urkunden nach dem Datum und den Namen der Aussteller und der Siegler verkartet sind, sowie die Personen-, Orts- und Sachkartei zu den Akten der Ministerien und anderen oberen Landesbehörden des 19. und 20. Jahrhunderts (ca. 350.000 Akten verkartet).
Die Amtsbibliothek (Präsenzbibliothek) enthält einschließlich der zwei Teilbibliotheken in den Abteilungen III Geheimes Hausarchiv und IV Kriegsarchiv rund 175.000 Bände. Sammelgebiete sind: Archivwesen einschließlich Archivtechnik, Quelleneditionen und Darstellungen zur bayerischen und deutschen Geschichte, geschichtliche Hilfswissenschaften, bayerische und deutsche Verfassungs-, Verwaltungs-, Rechts- und Kirchengeschichte, Geschichte des Hauses Wittelsbach (Abt. III Geheimes Hausarchiv), bayerische und deutsche Militärgeschichte bis zum Ersten Weltkrieg einschließlich Vorschriftensammlungen und Ranglisten (Abt. IV Kriegsarchiv).
Im Hauptlesesaal an der Schönfeldstraße steht den Benützern eine Freihandbibliothek von rund 9.200 Bänden zur Verfügung.
Als technische Hilfsmittel dienen Mikrofilm(fiche-) lesegeräte und Readerprinter. Anschlussmöglichkeiten für private elektronische Eingabegeräte sind gegeben. Fotoaufträge werden nach Maßgabe des gültigen Gebührenverzeichnisses für die Anfertigung von Lichtbildaufnahmen in der archiveigenen Fotowerkstätte abgewickelt, Readerprinterkopien können vom Benützer selbst angefertigt werden. Das Bayerische Hauptstaatsarchiv verfügt über eine eigene Restaurierungswerkstätte, die auch für die übrigen Staatsarchive arbeitet.